Automatizando a Entrada de Nota Fiscal Eletrônica

Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), ocorreram mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes. Um dos benefícios que a NF-e pode proporcionar é a redução de erros e tempo ao lançar uma NF-e de compra. Chamamos isto de Relacionamento Eletrônico entre Empresas (B2B).

Como isto é possível?

Quando uma empresa emite uma NF-e, é gerado um arquivo eletrônico do tipo XML, contendo as informações fiscais da operação comercial. Sempre que um fornecedor emitir uma NF-e, ele deverá disponibilizar o arquivo XML para seu cliente, pois é através dele que será possível automatizar a entrada da nota fiscal.

Veja abaixo o trecho de um XML de uma NF-e.

<emit> <CNPJ>02862927000166</CNPJ> <xNome>Ability Informatica Ltda</xNome> <xFant>Ability</xFant> <enderEmit> <xLgr>Praca Francisco Torquato De Almeida</xLgr> <nro>29</nro> <xBairro>Centro</xBairro> <cMun>3147105</cMun> <xMun>Para de Minas</xMun> <UF>MG</UF> <CEP>35660027</CEP> <cPais>1058</cPais> <xPais>BRASIL</xPais> <fone>3732321127</fone> </enderEmit> </emit>

Essas são as informações do emitente da NF-e, ou seja, o emitente da nota fiscal acima foi a empresa Ability Informática. Veja que cada linha possui um tipo de informação e com isto alguns softwares de gestão como o Gerencial Ability, possuem uma integração para que seja possível automatizar a entrada da NF-e.

Como funciona a entrada de NF-e no software Gerencial Ability?

Com apenas 3 passos é possível efetuar o processo de entrada.

Passo 1: Importar o XML, caso não tenha o arquivo ou Selecionar XML, caso já tenha o arquivo baixado em seu computador.

Passo 2: Vincular os Materiais ou Serviços.

Quando o material é comprado pela primeira vez, é necessário informar ao sistema qual o código do cadastro corresponde ao produto comprado. A partir da segunda vez que o material for comprado do mesmo fornecedor, esse campo será preenchido automaticamente, reduzindo ainda mais o tempo de lançamento.

Passo 3: Concluir o lançamento.

Basta agora salvar o registro para que o software efetue automaticamente a entrada no Estoque, caso necessário, e atualização dos boletos em Contas a Pagar. Além disso o sistema cadastra automaticamente os fornecedores e materiais, caso os mesmos ainda não estejam cadastrados no sistema.

Quais os benefícios de automatizar a entrada de NF-e?

– Redução do tempo com a eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias; – Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais; – Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B); – Cadastro automático de novos fornecedores e produtos; – Maior segurança do usuário no processo de lançamento da entrada.

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