Não armazenar o XML dos Documentos Fiscais Eletrônicos gera multa

Os DF-e disponíveis são: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Manifesto Eletrônico de Documentos (MDF-e) e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica).

Todo DF-e emitido deve ser validado, assinado por um certificado digital e enviado para a SEFAZ através de um software, resultando em um arquivo digital (XML) com as informações do documento enviado, a assinatura digital e o protocolo de autorização de entrega. O que muitos contribuintes não se atentam é que esses arquivos digitais, devem ser mantidos por um prazo legal estabelecido pela legislação tributária.

Veja o que diz a cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu nacionalmente a NF-e.

Cláusula décima: O emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Basicamente, os DF-e devem ser armazenados pelo período de cinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o aludido período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada em virtude da não apresentação.

Portanto, manter os arquivos somente no seu computador pode trazer riscos de perda dos mesmos, seja por um problema técnico no computador, furtos ou outros problemas.

É altamente recomendável que você mantenha os backups em mídias externas (pen drive ou HD externa) ou em nuvens. Fique atendo e mantenha as cópias de segurança atualizadas diariamente.

Você já utiliza o Software da Ability?

Com o Software da Ability, é possível realizar backups regularmente. O sistema cria uma cópia automática dos dados, usando um servidor externo de sua confiança. Você designa um funcionário dentro da sua empresa para verificar e conferir a cópia.

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