Ter um bom cadastro de produtos continua sendo um dos maiores desafios. Ele é a base da maioria dos processos das empresas. Controle de estoque, compra e venda são alguns módulos que utilizam o cadastro de produtos e para que esses módulos funcionem bem, por isso é muito importante que as informações estejam inseridas corretamente.

1 – Defina os funcionários responsáveis pelo cadastro

É fundamental determinar os responsáveis por esse processo na empresa. Se o cadastro for feito por diversas pessoas, as informações não terão um padrão e cada produto será cadastrado de uma forma. Esta função ficando a cargo de um ou dois funcionários certamente será mais fácil manter uma padronização. Os responsáveis além de conhecer bem o software de gestão que eles irão utilizar, devem conhecer bem os produtos da empresa.

2 – Crie padrões para a descrição

Vamos pegar, por exemplo, uma empresa que vende suprimentos de informática. Ela precisa cadastrar monitores de diversos tamanhos. A unidade de medida dos monitores é a polegada, e esta informação deve estar na descrição do mesmo. O funcionário responsável tem a opção de cadastrar como polegadas ou utilizar aspas duplas ( ” ) que é a abreviação. Mas se não existir uma padronização cada monitor será cadastrado de uma forma e os usuários de outros  módulos do software terão dificuldades em encontrar os produtos.

3 – Classifique os produtos

Classificar os produtos consiste em separar por grupo, sub grupo, tipo, cor, tamanho, etc. A correta classificação confere maior organização ao cadastro de produtos e também auxilia várias atividades diárias (principalmente emissão de relatórios). Suponha que a empresa de informática precisa emitir um relatório de todas as vendas de monitores do mês de janeiro de 2018. Se acaso, o cadastro de produtos não tiver sido classificado por grupo, não será possível obter esse relatório.

4 – Muita atenção nas informações fiscais

A parte fiscal do cadastro é um grande desafio. Além de conter vários campos complexos com algumas tributações que são exigidas, os tributos mudam constantemente, alterando a forma de cadastrar os produtos, seu custo e consequentemente o preço de venda. Os pilares das informações fiscais dos produtos são: CST’s, Alíquotas, CFOP’s, NCM e o código CEST. Antes de cadastrar o produto, a área fiscal ou a contabilidade deve avaliar as informações fiscais para evitar a inclusão incorreta. O preenchimento incorreto dessas informações podem acarretar multas e prejuízos.