4 dicas para ter um Cadastro de Produtos organizado

Ter um bom cadastro de produtos continua sendo um dos maiores desafios. A maioria dos processos das empresas utiliza ele como base. Por exemplo, controle de estoque, compra e venda são alguns módulos que utilizam o cadastro de produtos e para que esses módulos funcionem bem, por isso é muito importante que as informações estejam inseridas corretamente.

1 – Defina os funcionários responsáveis pelo cadastro

Primeiramente, é fundamental determinar os responsáveis por esse processo na empresa. Caso o cadastro seja feito por diversas pessoas, as informações não terão um padrão e cada produto será cadastrado de uma forma. Portanto, essa função ficando a cargo de um ou dois funcionários certamente será mais fácil manter uma padronização.

Além disso, os responsáveis devem conhecer bem o software de gestão que irão utilizar e os produtos da empresa.

2 – Crie padrões para a descrição

Vamos pegar, por exemplo, uma empresa que vende suprimentos de informática. Ela precisa cadastrar monitores de diversos tamanhos. A unidade de medida dos monitores é a polegada, e, por isso, o responsável deve incluir esta informação na descrição do mesmo. Nesse caso, o funcionário responsável tem a opção de cadastrar como polegadas ou utilizar aspas duplas ( ” ) que é a abreviação. Mas se não existir uma padronização cada monitor será cadastrado de uma forma e os usuários de outros  módulos do software terão dificuldades em encontrar os produtos.

3 – Classifique os produtos

Classificar os produtos consiste em separar por grupo, sub grupo, tipo, cor, tamanho, etc.

Com isso, a correta classificação confere maior organização ao cadastro de produtos e também auxilia várias atividades diárias (principalmente emissão de relatórios).

Suponha que a empresa de informática precisa emitir um relatório de todas as vendas de monitores do mês de janeiro de 2018. Se acaso, o cadastro de produtos não tiver sido classificado por grupo, não será possível obter esse relatório.

4 – Muita atenção nas informações fiscais

A parte fiscal do cadastro é um grande desafio. Além de conter vários campos complexos com algumas tributações que são exigidas, os tributos mudam constantemente, alterando a forma de cadastrar os produtos, seu custo e consequentemente o preço de venda.

Os pilares das informações fiscais dos produtos são: CST’s, Alíquotas, CFOP’s, NCM e o código CEST.

Antes de cadastrar o produto, a área fiscal ou a contabilidade deve avaliar as informações fiscais para evitar a inclusão incorreta. Preencher incorretamente essas informações pode acarretar multas e prejuízos.